Programmamanagement - academisch onderwijs
Programmacoördinatie innovatie- en studievoorschotmiddelen
Het realiseren van de gestelde ambities vanuit de strategische onderwijsagenda van een medische faculteit (geneeskunde, tandheelkunde, bewegingsschappen en 2 researchmasters. Coördinatie en regie van het proces van idee tot realisatie, monitoring en afronding inclusief de bijbehorende rapportage en verantwoording. Het innovatieprogramma bestaat uit gemiddeld 15 projecten die variëren in omvang, duur, aanpak en resultaat. Een belangrijk onderdeel van de coördinatie was het opstellen en uitvoeren van een planning- en controlcyclus. Tevens is veel aandacht geschonken aan het verbinden van de projecten en het leren van elkaar. Belangrijke thema's binnen het innovatieprogramma waren een Activerende en Motiverende leeromgeving, Inclusie- en diversiteit, Professionele- en persoonlijke ontwikkeling, docentprofessionalisering en valorisatie. De studievoorschotmiddelen zijn de middelen die zijn vrijgekomen door het afschaffen van de studiebeurs en het omzetten hiervan in een lening. De middelen die hiermee zijn vrijgekomen zijn beschikbaar gesteld aan de instellingen. Op basis van een horizontale dialoog met alle belanghebbenden is gekomen tot een meerjarig plan ter verbetering van de kwaliteit van het onderwijs.
Programmamanagement - sociaal domein
Inrichting bedrijfsvoering sociaal domein
Een grote landelijke zorginstelling had bij de decentralisatie van zorg naar het Sociaal Domein afspraken gemaakt met ongeveer 300 gemeenten. Binnen de verschillende gemeenten en samenwerkingsverbanden was sprake van een diversiteit aan contracten en afspraken. Het vertalen van de contracten naar de inrichting van de systemen en de instructie van medewerkers bij de registratie en verantwoording van de geleverde zorg was hierbij een belangrijk onderdeel. De uitdaging hierbij was om te komen tot een zo uniform mogelijke inrichting van de systemen waarbij kon worden voldaan aan de diverse verantwoordingseisen van de verschillende opdrachtgevers en financiers. Naast afspraken met gemeenten waren er afspraken met (regionale en bovenregionale) samenwerkingsverbanden en landelijke arrangementen.
Programmamanagement - academisch ziekenhuis
Programma verbeteren simulatie- en vaardigheidsonderwijs
Begeleiding van programma gericht op het verbeteren van het simulatie- en vaardigheidsonderwijs binnen academisch ziekenhuis. Hiervoor is het WEBSTER (WEnkeBach Simulation center for Training, Education & Research) -programma ingericht. Het WEBSTER-programma verbindt de beste trainers, lerenden en onderzoekers om samen nieuwe, innovatieve vormen van (afdelingsoverstijgend) simulatieonderwijs mogelijk te maken. Het vertalen van de vaak onvoorspelbare klinische werkomgeving naar een veilige leeromgeving met een optimaal leerrendement was hierbij de uitdaging. Wetenschappelijk onderzoek is hierbij het fundament. Het programma bestond uit de deelprojecten Innovatie & Onderzoek, Kwaliteit & Veiligheid en Medische Vervolgopleidingen & staftrainingen. Inventariseren, verbinden, ontwikkelen en leren van elkaar waren belangrijke elementen om te komen tot resultaat. Het programma heeft geleid tot een community of practice van interne en externe professionals die in gezamenlijkheid en vanuit het eigen expertisegebied werken aan de verbetering van simulatie- en vaardigheidsonderwijs.
Projectmanagement - care
Medicatieveiligheid - Implementatie Elektronische Voorschrijf- en toedienregistratie
Verbetering van medicatieveiligheid door het implementeren van een Elektronisch Voorschrijf Systeem (EVS) en Elektronische Toedienregistratie (eTDR) binnen een gehandicaptenzorginstelling. De opdracht bestond uit het opleveren van een werkend systeem èn een werkende organisatie en medicatieketen die kan en wil werken volgens de overeengekomen afspraken. De organisatie werkt samen met 15 apothekers die zich hebben verenigd in een samenwerkingsverband. In een periode van 7 maanden is het EVS ingericht en de eTDR in gebruik genomen voor 1100 cliënten. Een intensieve samenwerking en afstemming met de artsen, de medewerkers van de clusters en de betrokken apothekers heeft bijgedragen aan het resultaat en de relatief snelle in gebruik name van het EVS en eTDR wat op dit moment naar tevredenheid wordt gebruikt. Er is een closed loop gerealiseerd in de meditatieketen wat heeft geleid tot een aanzienlijke verbetering van de medicatieveiligheid.
Projectmanagement - care
Specialistische Jeugd GGZ - Zorgadminstratie Herinrichting administratieve processen
Inrichting administratieve processen en inrichting organisatiemodel. Herinrichting in verband met overgang zorgverzekeringswet naar gemeenten. Binnen de instelling was sprake van een diversiteit aan contracten en afspraken met gemeenten en financiers over te leveren specialistische jeugdzorg. De vertaling van de contracten naar administratieve processen en het aanpassen van de inrichting van de systemen hierop had onvoldoende plaatsgevonden. Het eerste deel van de opdracht was het optimaliseren van de administratie en het wegwerken van de achterstanden. Vervolgens is een structuur ontwikkeld en ingericht waarbij samenwerking en afstemming tussen de centrale en decentrale organisatie, de centrale afdelingen en externe partijen zo optimaal mogelijk kon worden uitgevoerd.
Het resultaat van de opdracht was een sterke verbetering van de liquiditeitspositie van de organisatie, een aanzienlijke afname van de achterstanden, een positieve impuls in de samenwerking en afstemming met de diverse betrokken partijen en stakeholders en een duidelijke structuur waardoor voor iedereen duidelijk was wie waarvoor verantwoordelijk voor was en, indien nodig, op kon worden aangesproken.
Projectmanagement - cure
Procesinrichting - Inrichting processen poliklinieken nieuwbouw
Samenvoeging werkwijzen poliklinieken van twee ziekenhuizen naar een eenduidige werkwijze in een nieuw ziekenhuis. Het doel van de opdracht was het inventariseren en beschrijven van de gewenste processen van 12 poliklinieken en het per polikliniek opstellen van een implementatieplan ten behoeve van de nieuwbouw.
Voor het inventariseren, beschrijven en harmoniseren van de processen is gebruik gemaakt van de Lean- methodiek. Per polikliniek zijn in een aantal workshops eerst de gewenste en vervolgens de huidige processen in kaart gebracht en geanalyseerd. Op basisvan de resultaten van de workshops is, per polikliniek, een fit-gap analyse uitgevoerd en een implementatieplan opgesteld. Het beschrijven van de processen is op interactieve wijze met een actieve inbreng van de medewerkers uitgevoerd. Dit om de betrokkenheid van medewerkers te stimuleren en bevorderen. Tijdens de workshops zijn de medewerkers uitgedaagd om, op creatieve wijze, naar de processen te kijken en deze, op zo optimaal mogelijk voor de patiënt in te richten. De uitdaging hierbij was om te zorgen dat de medewerkers los kwamen van de “eigen” werkwijze op de huidige locaties en om, in gezamenlijkheid, te komen tot een werkproces in het nieuwe ziekenhuis waarbij gebruik wordt gemaakt van de good practice van de verschillende locaties. Per polikliniek en overstijgend zijn de processen en een implementatieplan opgeleverd die hebben gediend als basis voor de werkwijze in het nieuwe ziekenhuis.
Advies & ondersteuning - care
Inrichting beheermodel Electronisch Cliënten Dossier
Het opstellen van een advies over de inrichting van een structuur voor het beheer en de doorontwikkeling van het ECD. Binnen de organisatie was een digitaal ondersteuningsplan (OP) ontwikkeld en geïmplementeerd. Na implementatie bleek dat de afstemming tussen vraag (de zorg) en aanbod (de ICT-afdeling) niet optimaal was ingericht. Op basis van een analyse is een structuur ontwikkeld, passend bij de organisatie en de besturingsfilosofie. Dit heeft geleid tot een verbetering van de afstemming waardoor eisen en wensen vanuit de organisatie beter konden worden georganiseerd en aanpassingen in de systemen door bijvoorbeeld wijzigingen in wet- en regelgeving sneller en kwalitatief beter konden worden uitgevoerd. Hiervoor is gebruik gemaakt van een regiemodel waarbij een klein multidisciplinair kernteam, in nauwe afstemming met de leverancier, wijzigingsvoorstellen opstelt en afstemt met betrokkenen. Dit heeft geleid tot een duidelijke roadmap en een voorspelbare ontwikkelkalender waarbij de onderdelen op de kalender bijdragen aan de missie van de organisatie: “Een leven vol betekenis”.
Advies & ondersteuning - care
AO-IC - Inrichting administratieve processen
Het opstellen van een advies over de inrichting van de administratieve processen van een grote zorginstelling binnen de langdurige zorg. Binnen de organisatie was een compacte centrale administratie ingericht echter de administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd binnen 13 decentrale administraties in de regio. De processen die uitgevoerd werden waren niet voldoende geharmoniseerd. Op basis van de uitgangspunten van de 3-lines of defence is een model uitgewerkt wat heeft bijgedragen aan een uniform werkproces en een duidelijk AO-IC-protocol inclusief verantwoordingskalender waarbij de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle betrokkenen in het registratie- en verantwoordingsproces. Dit heeft geleid tot een sterke verbetering van de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de administratie. Hierdoor is een sterke verbetering van de liquiditeit gerealiseerd omdat de productiegegevens kwalitatief beter waren en tijdig (T+1) aangeleverd werden aan de financiers.
Advies & ondersteuning - academisch onderwijs
Informatiemanagement Verbetering informatievoorziening medisch onderwijs
Dissertation opdracht voor onderwijsinstituut medische faculteit. Binnen het onderwijsinstituut werd al langere tijd gewerkt aan het verbeteren van de informatievoorziening. Hierbij lukte het telkens niet of slechts in beperkte mate om deze verbeteringen gerealiseerd te krijgen en te borgen. In de verkennende gesprekken met de belangrijkste betrokkenen werd als belangrijkste IT-probleem binnen het Onderwijsinstituut het ontbreken van een heldere visie op basis waarvan gefundeerde besluiten genomen kunnen worden genoemd. Het onderzoek heeft geleid tot een advies om te kiezen voor een aanpak die past bij de volwassenheid en het niveau van organisatieontwikkeling. Rekening houdend met de ontwikkelfase waarin de organisatie zich bevond en de richting waarin deze zich wilde ontwikkelen bleek het van belang om eerst de werkprocessen op orde te brengen om op die manier een efficiënte bedrijfsvoering te realiseren. De benodigde aanpassingen in IT-systemen volgden hieruit. Het was mogelijk om van onderop verbeteringen door te voeren en de besluiten die nodig waren lagen binnen de invloedssfeer en het mandaat van de betrokkenen. Door de focus op de werkprocessen en te werken vanuit het perspectief van de studenten (student journey) was het mogelijk om snel en kwalitatief hoogwaardige verbeteringen door te voeren die ten goede kwamen aan student, medewerkers en bestuur.